Забезпечуйте працівників спецодягом!

Чи дійсно вашим працівникам потрібний спеціальний одяг, чи, можливо, лише формений? А хіба не все одно? Виявляється, ні. Тож розберемося, чим спецодяг відрізняється від форменого та як його обліковувати та оподатковувати.

Нормативна база

Питання забезпечення працівників засобами індивідуального захисту (далі — ЗІЗ) досить вичерпно врегульовано чинним законодавством, зокрема:

• КЗпП;
• Законом від 14.10.1992 р. № 2694-ХІІ «Про охорону праці» (далі — Закон № 2694);
• Мінімальними вимогами безпеки й охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці, затвердженими наказом Мінсоцполітики від 29.11.2018 р. № 1804 (далі — Вимоги № 1804);
• Переліком заходів та засобів з охорони праці, затвердженим постановою КМУ від 27.06.2003 р. № 994;
• Технічним регламентом засобів індивідуального захисту, затвердженим постановою КМУ від 27.08.2008 р. № 761.

Тож спецодяг — це ЗІЗ. Під ЗІЗ розуміються всі засоби, призначені для носіння і використання працівником для індивідуального захисту від одного або більше ризиків, які могли б становити загрозу безпеці та здоров’ю на роботі, а також будь-які пристосування, аксесуари чи змінні компоненти, призначені для цієї мети (п. 4 розд. І Вимог № 1804).

Згідно зі ст. 8 Закону № 2694 на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці, а також роботах, пов’язаних із забрудненням або несприятливими метеорологічними умовами, працівникам видаються безоплатно за встановленими нормами спецодяг, спецвзуття та інші ЗІЗ, а також мийні та знешкоджувальні засоби. Працівники, які залучаються до разових робіт, пов’язаних із ліквідацією наслідків аварій, стихійного лиха тощо, що не передбачені трудовим договором, повинні бути забезпечені зазначеними засобами.

Власник (уповноважений ним орган) повинен компенсувати працівникові витрати на придбання спецодягу та інших ЗІЗ, якщо встановлений нормами строк видачі цих засобів порушено і працівник був змушений придбати їх власним коштом (п. 7 розд. ІІІ Вимог № 1804). Умови такої компенсації мають визначатися колдоговором.

Окрім того, у разі дострокового зносу ЗІЗ не з вини працівника власник або вповноважений ним орган зобов’язаний замінити їх за свої кошти. Роботодавець згідно з колдоговором також може додатково, понад установлені норми, видавати працівникові певні ЗІЗ, якщо фактичні умови праці цього працівника вимагають їх застосування (ч. 4 ст. 8 Закону № 2694).

Які ЗІЗ відносяться до спецодягу

Повний перелік ЗІЗ за кожною професією наведено у Нормах безплатної видачі спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту працівникам загальних професій різних галузей промисловості, затверджених наказом Держгірпромнагляду від 16.04.2009 р. № 62 (далі — Норми № 62).

І це не тільки спеціальні фартуки, гумові чоботи та рукавиці. От, наприклад, відповідно до Норм № 62 оператор котельні має бути забезпечений такими ЗІЗ, як:

• під час виконання своїх звичайних обов’язків: костюм, берет, фартух із нагрудником, черевики, рукавиці, навушники протишумові, окуляри захисні зі світлофільтрами, респіратор газозахисний;
• під час чищення арматури, приладів, ремонту устаткування додатково: фартух із нагрудником, рукавички, каска захисна;
• під час обслуговування устаткування, що перебуває під напругою, додатково: рукавички діелектричні.

Гардеробник повинен мати:

• для виконання своїх звичайних обов’язків: халат, рукавички, капці;
• під час приймання забрудненого спецодягу для хімічної чистки, прання та ремонту додатково: фартух із нагрудником, берет, напівчеревики, рукавички, окуляри захисні відкриті, респіратор пилогазозахисний;
• на зовнішніх роботах узимку додатково: куртку утеплену.

Двірник повинен мати:

• у повсякденні: костюм, берет, черевики, шкарпетки, рукавиці, плащ із капюшоном;
• під час чищення контейнерів та урн від сміття, промивання та дезінфікування їх додатково: фартух із нагрудником, окуляри захисні відкриті;
• на зовнішніх роботах узимку додатково: куртку утеплену, штани утеплені, валянки, калоші гумові на валянки, шапку, рукавиці.

Звичайно, деякі вимоги Норм № 62 на сьогодні є застарілими, як-от, наприклад, валянки та гумові калоші на них, але, мабуть, дуже мало бюджетних установ забезпечують своїх двірників та інших працівників тим, чим належить. Іноді двірник навіть мітлу виготовляє самостійно, бо саме цей предмет його праці виходить з ладу частіше за все.

Забезпечення працівників спецодягом має бути передбачено умовами колдоговору. Усім відомо, що умови колдоговору не повинні суперечити чинним нормативним документам і можуть лише поліпшувати умови праці, а не погіршувати їх. Тож радимо переглянути колдоговір вашої установи та на наступний бюджетний рік запланувати асигнування на придбання спецодягу для працівників, які його потребують згідно з Нормами № 62.

Працівникам, професії та посади (професійні назви робіт) яких наведені в Нормах № 62, працівникам загальних (наскрізних) професій різних галузей промисловості ЗІЗ видаються незалежно від виду економічної діяльності підприємства, за винятком, якщо ці професії та посади (професійні назви робіт) передбачені у відповідних Нормах безоплатної видачі ЗІЗ з урахуванням специфічних умов праці (п. 4 розд. ІІ Вимог № 1804).

Документальне оформлення та бухоблік спецодягу

Для документування спецодягу застосовуються форми, затверджені наказом Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818, а саме:

• Акт приймання-передачі основних засобів.
• Акт введення в експлуатацію основних засобів.
• Інвентарна картка обліку основних засобів або Інвентарна картка групового обліку основних засобів.
• Розрахунок амортизації інших необоротних матеріальних активів.
• Акт списання основних засобів чи Акт списання групи основних засобів.

Проте це ще не всі документи. Видача працівникам і повернення ними ЗІЗ має обліковуватися в Особистій картці обліку спеціального одягу, спеціального взуття та інших ЗІЗ за формою додатка 1 до Вимог № 1804.

Слід пам’ятати! Придбані ЗІЗ є власністю роботодавця, вони обліковуються як інвентар і підлягають обов’язковому поверненню працівником у разі (п. 6 розд. ІІІ Вимог № 1804):

• звільнення його з підприємства;
• переведення його на тому самому підприємстві на іншу роботу або інше робоче місце;
• зміни виду робіт;
• уведення нових технологій;
• уведення нових або заміни наявних знарядь праці та в інших випадках, якщо використання виданих ЗІЗ не є обов’язковим;
• закінчення строків використання ЗІЗ;
• отримання нових ЗІЗ.

Роботодавець може видавати працівникам два комплекти спецодягу на два строки використання (носіння) залежно від умов праці та можливості обслуговування ЗІЗ.

У бухобліку спецодяг відображається так само, як і формений.

Оподаткування операцій із видачі спецодягу

Відповідно до пп. 165.1.9 Податкового кодексу (далі — ПК) до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається, зокрема, вартість спецодягу та взуття, що надається роботодавцем у тимчасове користування платнику, який перебуває з ним у трудових відносинах.

Утім, така вартість відображається в додатку 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — додаток 4ДФ) з ознакою доходу «136» згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб (додаток 2 до Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4) (ЗІР, категорія 103.25).

Чи треба утримувати ПДФО з працівника, який звільняється, але не повернув спецодяг, отриманий під час працевлаштування?

Так, треба, оскільки ПК розцінює таку операцію як надання працівнику додаткового блага.

Згідно з пп. «а» пп. 164.2.17 ПК до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий ним як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПК), а саме: у вигляді вартості використання житла, інших об’єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику в безоплатне користування, за винятком випадків, коли таке надання зумовлено виконанням платником трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колдоговору або відповідно до закону в установлених ними межах.

Отже, якщо працівник, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, не повертає йому спеціальний (у т. ч. формений) одяг, спецвзуття та інші ЗІЗ, граничний строк використання яких не настав, то вартість такого майна включається до складу його місячного оподатковуваного доходу та відображається в додатку 4ДФ з ознакою доходу «126» (ЗІР, категорія 103.02).

Чи обкладається ПДФО вартість спецодягу та взуття, що надається роботодавцем у тимчасове користування платнику податку, який перебуває з ним у трудових відносинах, якщо під час звільнення працівник компенсує залишкову вартість цього майна роботодавцю?

Якщо працівник, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, не повертає йому спецодяг (у т. ч. й формений), спецвзуття та інші ЗІЗ, граничний строк використання яких не настав, і компенсує залишкову вартість цього майна роботодавцю, то вартість такого майна не включається до складу місячного оподатковуваного доходу (ЗІР, категорія 103.04), отже, і не обкладається ПДФО.

Відповідальність роботодавця

Недотримання вимог до забезпечення працівників та використання ними ЗІЗ є порушенням законодавства про охорону праці, яке може призвести до застосування штрафів під час перевірок органами Держпраці.

Відповідно до ст. 43 Закону № 2694 максимальний розмір штрафу не може перевищувати 5% середньомісячного фонду заробітної плати установи за попередній рік.

Крім того, порушення вимог законодавства про працю та про охорону праці тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб установ незалежно від форми власності на підставі ст. 41 КУпАП.

Джерело: Баланс-Бюджет