Проект групи компаній «МЕДІА-ПРО»
Отримувати новини

Статті

Повернутися до переліку cтатей
Документи

Електронний документообіг щодо охорони праці: правила організації

СОП — що це та на яких підприємствах має бути? Які документи мають бути в СОП? Чи можна складати ці документи у електронному вигляді та що для цього потрібно?

Охорона праці — це система правових, соціально-економічних, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних і лікувально-профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження життя, здоров’я і працездатності людини у процесі трудової діяльності.

Безпосередній контроль за проведенням таких заходів на підприємстві має здійснювати служба охорони праці (далі — СОП).

СОП — правила організації

Від кількості працівників на підприємстві залежить реалізація створення СОП (ст. 15 Закону про охорону праці).

Кількість найманих працівників Виконання функцій СОП
Менше 20 працівників Для виконання функцій служби охорони праці можуть залучатися сторонні спеціалісти на договірних засадах, які мають відповідну підготовку
Менше 50 працівників Функції служби охорони праці можуть виконувати в порядку сумісництва особи, які мають відповідну підготовку
Більше 50 працівників Роботодавець створює службу охорони праці відповідно до типового положення, що затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері охорони праці

Служба охорони праці підпорядковується безпосередньо роботодавцю.

Керівники та спеціалісти служби охорони праці за своєю посадою і заробітною платою прирівнюються до керівників і спеціалістів основних виробничо-технічних служб.

Зверніть увагу: створити СОП від підприємства вимагає Закон про охорону праці. А ліквідація СОП допускається тільки у разі ліквідації підприємства чи припинення використання найманої праці (та й то фізособою)!

Тобто на кожному підприємстві, де є наймані працівники, має бути СОП, а вже форму реалізації слід обирати залежно від кількості найманих працівників на підприємстві.

Основні вимоги щодо служби охорони праці на підприємстві, визначених Типовим положенням про службу охорони праці, затвердженим наказом Держнаглядохоронпраці України від 15.11.2004 р. № 255 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 01.12. 2004 за № 1526/10125 (далі — Типове положення):

  • проходження навчання та перевірки знань з питань охорони праці працівників служби охорони праці під час прийняття на роботу та періодично один раз на три роки (пункт 1.6 Типового положення);
  • працівники служби охорони праці не можуть залучатися до виконання функцій і завдань, не передбачених Законом про охорону праці, Типовим положенням та системою управління охороною праці на підприємстві (пункт 5.5 Типового положення).

Робота служби охорони праці підприємства повинна здійснюватись відповідно до плану роботи та графіків обстежень, затверджених роботодавцем.

Робочі місця працівників служби охорони праці мають розміщуватись (як правило) в окремому приміщенні, забезпечуватись належною оргтехнікою, технічними засобами зв’язку і бути зручними для приймання відвідувачів.

Зверніть увагу! На підприємстві, де працюють 50 та більше працівників, СОП — це має бути структурний підрозділ підприємства. Тобто у ньому мають бути власні посади потрібних спеціалістів, а також посада керівника служби.
А от якщо працівників менше ніж 50, то СОП як структурний підрозділ можна не створювати — обов’язки СОП можуть виконувати вже наявні працівники (зокрема, і бухгалтер або кадровик), які мають потрібні знання, за сумісництвом. Якщо працівників менш ніж 20 і ніхто з них не має потрібних знань, то для виконання обов’язків СОП можуть залучатися спеціалісти за договором ЦПХ.

Служба охорони праці взаємодіє з іншими структурними підрозділами, службами, фахівцями підприємства та представниками профспілки, а за її відсутності — з уповноваженими найманими працівниками особами з питань охорони праці.

Які документи мають бути в СОП?

СОП визначає перелік нормативних актів з охорони праці, що поширюються на це підприємство, і має забезпечити їх наявність. Для цього потрібно враховувати професії, посади й види робіт, які виконують на підприємстві, та вид економічної діяльності конкретного підприємства.

Які документи СОП належать до обов’язкових, дивіться у таблиці.

Назва документу Підстава
Положення про СОП підприємства Пункт 1.2 Типового положення про службу охорони праці НПАОП 0.00-4.35-04, затвердженого наказом Держпраці від 15.11.2004 р. № 255
Положення про діяльність уповноважених найманими працівниками осіб з питань охорони праці Пункт 1.4 Типового положення про діяльність уповноважених найманими працівниками осіб з питань охорони праці, затвердженого наказом Держгірпромнагляду від 21.03.2007 р. № 56
Положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці Пункт 3.2 Типового положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці та Переліку робіт з підвищеною небезпекою НПАОП 0.00-4.12-05, затвердженого наказом Держпраці від 26.01.2005 р. № 15
Інструкції з охорони праці пункт 4 розділу І та розділ IV Положення про розробку інструкцій з охорони праці, затвердженого наказом Держпраці, Мінсоцполітики від 29.01.1998 р. № 9
Перелік професій працівників, звільнених від повторного інструктажу з охорони праці (за потреби) Пункт 6.11 Типового положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці та Переліку робіт з підвищеною небезпекою НПАОП 0.00-4.12-05, затвердженого наказом Держпраці від 26.01.2005 р. № 15
Перелік робіт підвищеної небезпеки для отримання дозволу на виконання таких робіт та Перелік машин, механізмів, устаткування для отримання дозволу на їх експлуатацію або оформлення декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства з охорони праці Додатки 2, 3, 6, 7 до Порядку видачі дозволів на виконання робіт підвищеної небезпеки та на експлуатацію (застосування) машин, механізмів, устаткування підвищеної небезпеки, затвердженого постановою КМУ від 26.10.2011 р. № 1107
Перелік професій працівників, які підлягають медичним оглядам Порядок проведення медичних оглядів працівників певних категорій, затверджений наказом МОЗ від 21.05.2007 р. № 246

А також мають бути:

  1. Перелік робіт підвищеної небезпеки для проведення психіатричних оглядів працівників.
  2. Перелік робіт підвищеної небезпеки для отримання висновку психофізіологічної експертизи.
  3. Перелік професій та видів діяльності, для яких є обов’язковим первинний і періодичний профілактичний наркологічний огляд.
  4. Порядок забезпечення працівників спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту (ЗІЗ). Підстава — Мінімальні вимоги безпеки і охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці, затверджених наказом Мінсоцполітики від 29.11.2018 р. № 1804.

Також мають бути й накази з охорони праці. Але форму підприємство затверджує самостійно, а їх кількість може бути різною, адже складаються такі накази за потреби.

Порядок реєстрації документів регламентують Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Докладно у таблиці, які накази й до яких груп належать.

Групи наказів Зміст наказів
Накази з основної діяльності • Стосуються роботи всього підприємства чи окремих підрозділів.
• Належать накази про створення СОП.
• Призначення відповідальних осіб; затвердження заходів щодо організації роботи з охорони праці; створення комісій; проведення атестації робочих місць за умовами праці тощо.
Накази з адміністративно-господарських питань • Пов’язані з господарським облаштуванням та забезпеченням підприємства. накази щодо інструкцій з охорони праці.
• Проведення обов’язкових попереднього та періодичних медичних оглядів працівників; комісії з перевірки знань з питань охорони праці організації.
Накази з кадрових питань (особового складу) • До наказів з кадрових питань належать, наприклад, накази про надання щорічних додаткових відпусток працівникам за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці.

Накази з охорони праці реєструють в журналах (кількість яких відповідає основним групам). Кожному наказу надають відповідний порядковий номер. Окрему нумерацію наказів з питань охорони праці не ведуть.

Служба охорони праці, як пробавило, веде облік і зберігає копії наказів з питань охорони праці.

Що таке електронний документообіг та як його запровадити?

28 жовтня 2021 року наказом Мінекономіки № 839-21 затверджено Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці.

Відразу зазначимо, що запровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці не обов’язок, а право.

Тобто якщо роботодавець прийняв рішення щодо впровадження електронного документообігу, видав відповідний наказ по підприємству, то цей Порядок 839-21 стає обов’язковим для такого роботодавця.

В такому випадку роботодавець зобов’язаний, окрім видання наказу затвердити також:

  • перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі;
  • порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.

Також роботодавець зобов’язаний забезпечити:

  • строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених нормативно-правовими актами з охорони праці (далі — НПАОП), у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
  • можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;
  • надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

Увага! Організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

Висновки

  • Рішення про перехід на електронну форму документів з ОП підприємство приймає добровільно. Оформлюється воно, як правило, наказом керівника.
  • За допомогою якого програмного забезпечення будуть створюватися електронні документи з ОП, підприємство обирає самостійно. Це може бути і власне ПЗ, створене на замовлення підприємства, і ПЗ, право користування яким придбано по ліцензії.
  • Всі, хто складатимуть електронні документи з ОП, повинні мати власні електронні цифрові підписи.

Джерело: Дебет-Кредит

Читайте також



Розсилка новин