Проект видавничого дому «МЕДІА-ПРО»

Строки зберігання документів з охорони праці, пожежної безпеки і цивільного захисту

ПІДПИСАТИСЯ НА РОЗСИЛКУ НОВИН

Ви ще не отримуєте професійні новини від нашого порталу
для спеціалістів з охорони праці і пожежної безпеки?

Ми надсилаємо нашим відвідувачам корисні та цікаві статті
й актуальні новини. Абсолютно безкоштовно та без спаму.

Долучайтеся до кола найкращих професіоналів!

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами присутня в усіх галузях. Не є винятком і охорона праці, пожежна безпека та цивільний захист.

Знання діловодства просто необхідні працівникам, котрі займаються безпекою праці на підприємстві. Ці фахівці мають знати ту номенклатуру справ котра визначена для належного виконання посадових обов’язків.

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формується в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Документи, що стосуються діяльності з охорони праці, пожежної безпеки та цивільного захисту, теж мають різні строки зберігання.

При визначенні строків зберігання документів потрібно лише знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ.

Пропонуємо вам приклад номенклатури справ, у якій визначені строки і назви справ з документами

Номенклатура справ охорони праці, пожежної безпеки та цивільного захисту

№ з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кіль-кість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

6

Охорона праці

1

 

Комплексні плани вдосконалення умов охорони праці і санітарно-оздоровчих заходів

 

Пост. 
ст.  432

 

2

 

Плани заходів (угод) з поліпшення умов праці та документи (акти, довідки, відомості) про їх виконання

 

5 р.
ЕПК
ст. 433

 

3

 

Акти, довідки перевірки дотримання організацією санітарного законодавства

 

5 р.
ЕПК
ст. 434

 

4

 

Протоколи про порушення санітарних норм та постанови про накладення штрафу за порушення санітарного законодавства організацією, посадовими особами державної санітарно-епідеміологічної служби

 

5 р.
ЕПК
ст. 435

 

5

 

Протоколи атестації з техніки безпеки

 

5 р.
ст. 436

 

6

 

Акти, приписи з техніки безпеки; документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання

 

5 р.
ЕПК
ст. 437

 

7

 

Документи (переліки посад і професій, програми, списки, звіти, листи) про проходження працівниками стажування з техніки безпеки

 

3 р.
ст. 438

 

8

 

Протоколи обстеження повітряного середовища в цехах

 

3 р.
ст. 439

 

9

 

Поліси страхування цивільної відповідальності небезпечних виробничих об’єктів

 

Пост. 
ст. 440

 

10

 

Договори про загальнообов’язкове державне соціальне страхування працівників від нещасних випадків на виробництві та професійного захворювання

 

5 р.1,2
ст. 441

1Після закінчення строку дії договору
2У разі настання страхового випадку — 75 р.

11

 

Документи (умови, програми, протоколи, рекомендації) оглядів-конкурсів з охорони праці і техніки безпеки

 

3 р
ст. 442

 

12

 

Переліки посад і професій на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, які мають право на додаткову відпустку і доплату за роботу зі шкідливими умовами праці:

 

ст. 443

 

а) за місцем розроблення і затвердження

 

Пост. 

 

б) в інших організаціях

 

До заміни новими

 

13

 

Списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці

 

75 р.
ст. 444

 

14

 

Табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці

 

75 р.
ст. 445

 

15

 

Документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання

 

75 р.
ЕПК
ст. 446

 

16

 

Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, відомості) про стан професійної шкідливості виробництва та професійних захворювань

 

10 р.
ЕПК
ст. 447

 

17

 

Переліки важких робіт і робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці жінок та неповнолітніх:

 

ст. 448

 

 а) за місцем розроблення

 

Пост. 

 

 б) в інших організаціях

 

До заміни новими

 

18

 

Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, звіти, акти) про умови праці жінок та неповнолітніх на виробництві

 

5 р. ЕПК
ст. 449

 

19

 

Документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці

 

75 р. ЕПК
ст. 450

 

20

 

Акти обстеження умов праці працівників

 

5 р.
ст. 451

 

21

 

Норми запасів обладнання та матеріалів на випадок аварій, надзвичайних ситуацій:

 

ст. 452

 

 а) за місцем розроблення

 

Пост. 

 

 б) в інших організаціях

 

До за­мі­ни
но­ви­ми

 

22

 

Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві

 

45 р.
ЕПК1
ст. 453

1Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — пост. 

23

 

Аналітичні огляди аварійності на підприємствах

 

Пост. 
ст. 454

 

24

 

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві

 

10 р.
ст. 455

 

25

 

Відомості про аварії та нещасні випадки

 

5 р.1
ст. 456

1З людськими жертвами — пост. 

26

 

Повідомлення медпунктів про потерпілих внаслідок нещасних випадків

 

3 р.
ст. 457

 

27

 

Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь

 

45 р.
ЕПК
ст. 458

 

28

 

Норми спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування:

 

ст. 459

 

 а) за місцем розроблення і затвердження

 

Пост. 

 

 б) в інших організаціях

 

До заміни новими

 

29

 

Проекти змін і доповнень до єдиних норм спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування

 

3 р.
ст. 460

 

30

 

Документи (акти, доповідні записки, висновки, листи) про розроблення норм спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту, лікувально-профілактичного харчування

 

3 р.
ст. 461

 

31

 

Документи (приписи, акти, висновки, доповідні записки, листи) про забезпечення пра-цівників спеціальним одягом і взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, лікувально-профілактичним харчуванням

 

3 р.
ст. 462

 

32

 

Замовлення на спеціальний одяг, взуття, лікувально-профілактичне харчування

 

1 р.
ст. 463

 

33

 

Списки (відомості), картки обліку на видачу спеціального одягу, взуття, лікувально-про-філактичного харчування

 

1 р.
ст. 464

 

34

 

Листування про розроблення та хід виконання комплексних планів поліпшення умов і охорони праці, санітарно-оздоровчих заходів

 

3 р.
ст. 465

 

35

 

Листування про стан і заходи з поліпшення умов праці, техніки безпеки

 

5 р.
ст. 466

 

36

 

Листування про освоєння і стан засобів техніки безпеки

 

5 р.
ЕПК
ст. 467

 

37

 

Листування про застосування праці жінок та неповнолітніх на виробництві

 

3 р.
ст. 468

 

38

 

Листування про попереджувальні заходи на випадок стихійного лиха, надзвичайної ситуації

 

3 р.
ст. 469

 

39

 

Листування про ава­рії та нещасні випадки

 

3 р.
ст. 470

 

40

 

Листування про професійні захворювання, виробничий травматизм, заходи щодо їх усунення

 

3 р.
ст. 471

 

41

 

Листування про скорочення робочого дня і надання додаткових відпусток у зв’язку зі шкідливими умовами праці

 

3 р.
ст. 472

 

41

 

Листування про проведення профілактичних і профгігієнічних заходів

 

3 р.
ст. 473

 

43

 

Листування про оплату святкових днів, днів відпочинку та надурочної роботи

 

1 р.
ст. 474

 

44

 

Листування про стан вентиляційного господарства на виробництві

 

1 р.
ст. 475

 

45

 

Журнали реєстрації аварій

 

Пост. 
ст. 476

 

46

 

Журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків

 

45 р.1
ст. 477

1Після закінчення журналу

47

 

Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь)

 

45 р.1
ст. 478

1Після закінчення журналу

48

 

Книги реєстрації попереджень про небезпечність робіт на окремих ділянках організації

 

10 р.
ст. 479

 

49

 

Журнали обліку профілактичних робіт з техніки безпеки

 

10 р.
ст. 480

 

50

 

Журнали реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці

 

10 р.1
ст. 481

1Після закінчення журналу

51

 

Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці

 

10 р.1
ст. 482

1Після закінчення журналу

52

 

Журнали проведення атестації з техніки безпеки

 

5 р.
ст. 483

 

53

 

Журнали обліку виконання постанов (приписів) про штрафи

 

3 р.
ст. 484

 

54

 

Журнали реєстрації адміністративних стягнень за порушення санітарних норм і правил

 

3 р.
ст. 485

 

55

 

Лабораторні журнали з контролю за дотриманням санітарно-гігієнічних нормативів у підрозділах (цехах) підприємств

 

3 р.1
ст. 486

1Після закінчення журналу

56

 

Лабораторні журнали з контролю за станом сировини, агрегатів, посуду

 

3 р.
ст. 487

 

57

 

Щоденні аналізи проб повітряного середовища в цехах та журнали перевірок технічного стану апаратури

 

1 р.
ст. 488

 

Пожежна безпека

1

 

Дозволи на початок роботи новостворених підприємств, введення в експлуатацію нових і реконструйованих виробничих, жилих об’єктів та об’єктів іншого призначення, впровадження нових технологій, передачу для виробництва зразків нових пожежонебезпечних машин, механізмів, устаткування та продукції, оренду будь-яких приміщень

 

Пост. 
ст. 1176

 

2

 

Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про забезпечення пожежної безпеки в організації

 

5 р.
ст. 1177

 

3

 

Документи (плани, звіти, довідки, відомості) пожежно-технічних комісій або комісій з охорони праці

 

5 р.
ст. 1178

 

4

 

Документи (акти, довідки, плани, звіти, відомості) про пожежнотехнічні обстеження і перевірки будинків

 

3 р.
ст. 1179

 

5

 

Приписи, постанови про усунення порушень і недоліків з питань пожежної безпеки

 

5 р.
ст. 1180

 

6

 

Документи (акти, довідки, доповіді, звіти, відомості, листи) про заходи щодо впровадження автоматичних засобів виявлення та гасіння пожеж, засобів протипожежного захисту і зв’язку, оснащення пожежною технікою, обладнанням та інвентарем

 

3 р.
ст. 1181

 

7

 

Акти про пожежі

 

5 р.
ЕПК
ст. 1182

 

8

 

Акти службового розслідування випадків пожеж

 

3 р.
ст. 1183

 

9

 

Звіти про пожежі:

 

ст. 1184

13а відсутності річних — пост. 

 а) річні

 

Пост. 

 б) квартальні

 

5 р.1

10

 

Термінові повідомлення про пожежі

 

1 р.
ст. 1185

 

11

 

Листування про забезпечення пожежної безпеки в організації

 

3 р.
ст. 1186

 

12

 

Листування про виявлення причин пожеж

 

5 р.
ст. 1187

 

13

 

Листуван­ня про придбання засобів протипожежного захисту і зв’язку, пожежної техніки, обладнання та інвентарю

 

3 р.
ст. 1188

 

14

 

Списки засобів протипожежного захисту і зв’язку, пожежної техніки, обладнання та інвентарю

 

3 р.
ст. 1189

 

Цивільний захист (оборона)

1

 

Плани проведення заходів з цивільного захисту (цивільної оборони)

 

1р.
ст. 1190

 

2

 

Плани підготовки невоєнізованих формувань цивільного захисту (цивільної оборони)

 

3р.
ст. 1191

 

3

 

Звіти про виконання планів заходів з цивільного захисту (цивільної оборони) в організації

 

5р.
ст. 1192

 

4

 

Плани-схеми дій особового складу у надзвичайних ситуаціях

 

Доки не мине потреба
ст. 1193

 

5

 

Акти приймання захисних споруд цивільної оборони

 

3р.
ст. 1194

 

6

 

Відомості про стан колективних, індивідуальних засобів захисту

 

3р.
ст. 1195

 

7

 

Документи (довідки, відомості, звіти, листи) про проведення навчань, тренувань з цивільного захисту (цивільної оборони)

 

3р.
ст. 1196

 

8

 

Листування про інженерно-технічні й організаційні заходи з цивільного захисту (цивільної оборони)

 

5р.
ст. 1197

 

9

 

Списки тих, хто підлягає евакуації

 

1 р.1,2
ст. 1198

1Після заміни новими
2У разі стихійного лиха — пост. 

10

 

Журнали обліку, списки формувань цивільного захисту (цивільної оборони)

 

1р.1
ст.  1199

1Після заміни новими

11

 

Журнали обліку майна підрозділів цивільного захисту (цивільної оборони)

 

1р.1
ст.  1200

 

У таблиці назва (заголовок) справи зазначена  відповідно до Переліку.

Індекс справи — це номер справи за номенклатурою та прийняте в установі умовне позначення структурного підрозділу.

«Постійно» означає, що такі документи підлягають довічному зберіганню.

ЕПК — експертно-перевірна комісія яка приймає рішення про знищення документів.

«Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року.

Джерело: журнал «Охорона праці і пожежна безпека»

Придбати журнал із додатком
Придбати електронний журнал «Охорона праці і пожежна безпека»
Придбати вигідний комплект видань

Усі видання з охорони праці