Перевірки Держпраці скоро відновлять і їх буде багато. Хто знаходиться у зоні ризику та як підготуватися?
Як карантин вплинув на роботодавців?
Коронавірус COVID-19 став для роботодавців справжнім випробуванням на міцність: введення карантину, що паралізував значну частину бізнесу, мало не щоденні зміни законодавства, фінансова криза та нагальна потреба у врегулюванні відносин з працівниками.
Законодавці дозволили роботодавцям переводити працівників на дистанційну роботу, на гнучкий режим робочого часу та неповну зайнятість, запроваджувати період простою, надавати працівникам за їх згодою відпустки без збереження заробітної плати на весь час карантину тощо.
Для тих підприємств, чия діяльність не була обмежена на час карантину, запроваджено ряд обов’язкових заходів для забезпечення санітарного та епідеміологічного захисту працівників.
На які перевірки Держпраці розповсюджувався мораторій?
Щоб не знищити бізнес повністю, парламент ввів на час карантину мораторій на проведення планових заходів контролю та нагляду у сфері господарської діяльності, окрім підприємств із високим ступенем ризику. А Голова Держпраці на час карантину призупинив проведення й позапланових перевірок.
Але Держпраці продовжувала розглядати звернення громадян, аналізувати інформацію, отриману з публічних джерел, від правоохоронних та податкових органів, ПФУ та Держстату з метою визначення кола суб’єктів господарювання, які порушують вимоги законодавства про працю та щодо яких наявні підстави для здійснення заходів контролю у післякарантинний період.
Вже з кінця травня відновилися погоджені з Держпраці позапланові перевірки суб’єктів господарювання регіональними управліннями Держпраці. Наразі, на виконання доручення Прем’єр-міністра України, зусилля інспекторів Держпраці сконцентровані на перевірках медичних закладів з метою дослідження питання своєчасного подання повідомлень про кожний встановлений факт інфікування медичних працівників COVID-19, своєчасність та об’єктивність проведення розслідувань професійних захворювань медичних працівників, інфікованих гострою респіраторною хворобою COVID-19, а також додержання вимог законодавства про працю при нарахуванні та виплаті заробітної плати медпрацівникам.
Також Держпраці надано дозвіл на проведення позапланових перевірок за зверненнями громадян. Такі перевірки проводитимуться в порядку черговості надходження та розгляду звернень громадян про порушення законодавства про працю, що надходили з початку оголошення карантину.
На стратегічні плани щодо проведення заходів контролю та нагляду Держпраці та на внутрішню політику служби може вплинути також і зміна керівництва служби. 17 червня уряд звільнив з посади Голову Держпраці Ігоря Дегнера та призначив тимчасово виконуючим обов’язки Голови його заступника Віталія Сажієнка.
Чого очікувати бізнесу та що варто врахувати?
Через незаплановані видатки, невиконання планових показників по надходженнях до бюджету, необхідність подолання наслідків пандемії влада не встигає латати дірки у державній скарбниці.
Прогнозуємо, що все це призведе до активізації діяльності контролюючих органів, включаючи Держпраці, з метою наповнення державного бюджету.
Розслаблятись не слід! Перевірки будуть і їх буде багато. Не варто розраховувати й на те, що мирне врегулювання відносин з працівниками під час карантину та відсутність скарг убезпечить від накладення штрафних санкцій, адже навіть законні по своїй суті рішення потребують належного оформлення.
Першими потраплять під приціл підприємства, що оптимізували трудові ресурси шляхом масових звільнень, замаскованих під скорочення персоналу або змусили працівників написати заяви на звільнення за власним бажанням за відсутності їх реальної на те волі.
Такі рішення роботодавців набрали поширення після оголошення карантину, особливо серед представників малого та середнього бізнесу, чия діяльність опинилась під забороною чи обмеженнями. Однак, ані Держпраці, ані суди не розглядають настання форс-мажорних обставин у вигляді введення карантину, як підставу для звільнення персоналу.
Подані скарги працівників на порушення їхніх трудових прав під час карантину стануть основною підставою позапланових перевірок. Держпраці перевірятиме підприємства, що за словами працівників, не виплачували або не в повному обсязі виплачували заробітну плату, добровільно-примусово відправляли працівників у відпустки, переводили працівників на неповний робочий день без отримання їхньої на те згоди тощо.
Предметом перевірок стане й кадрова документація підприємств. Прийняті під час карантину рішення роботодавця щодо режиму роботи підприємств та зміни умов праці працівників повинні бути оформлені у відповідності до трудового законодавства. Відсутність кадрової документації або її невідповідність вимогам законодавства може призвести до накладення штрафних санкцій на роботодавця.
Як готуватися до перевірок Держпраці?
Перш за все необхідно провести аудит кадрової документації підприємства та підготувати документи, яких не вистачає. Документи, форма яких регламентована законом, мають бути приведені у відповідність.
При переведенні на дистанційну роботу роботодавець повинен долучити до кадрової документації такі документи:
- Наказ (розпорядження) про переведення працівників на дистанційну роботу. В наказі треба зазначати: законодавчі підстави (постанова КМУ від 11.03.2020 р. № 211, Закон України від 17.03.2020 р. № 530-IX), час на який вводиться режим дистанційної роботи, графік роботи (наприклад пн-пт, з 9:00 по 18:00).
- Заяву від працівника про надання можливості працювати дистанційно із зазначенням домашньої адреси та періоду.
Для чого це робити: відповідно до КЗпП переведення на дистанційну роботу — це зміна істотних умов праці, про яку потрібно повідомляти за 2 місяці. При наявності заяви працівника повідомлення не потрібне. Оскільки за законом роботодавець має забезпечити працівникові робоче місце і необхідні засоби для виробництва, вказана в заяві домашня адреса працівника вважатиметься визначеним робочим місцем.
- Наказ по кожному працівнику, що дублює зміст заяви про переведення на дистанційний режим роботи. Під підпис працівника про ознайомлення.
- Додаткову угоду до трудового договору про зміну місця виконання роботи (якщо договір укладений письмово).
При переведенні на неповний робочий час необхідно мати:
- Наказ про переведення на неповний робочий час під підпис працівника про ознайомлення. В наказі треба зазначити: законодавчі підстави (постанова КМУ від 11.03.2020 р. № 211, Закон України від 17.03.2020 р. № 530-IX), час на який вводиться режим неповного робочого часу, графік роботи.
- Заява працівника про переведення на неповний час роботи із зазначенням конкретного часу (наприклад, 4 години з 9:00 до 12:00 протягом строку дії карантину).
Для чого це робити: відповідно до КЗпП це встановлення неповного робочого часу — це зміна істотних умов праці, про яку потрібно повідомляти за 2 місяці. За наявності згоди працівника можна обійтись без повідомлення.
- Додаткову угоду до трудового договору про зміну тривалості виконання роботи (якщо договір укладений письмово).
Зауважуємо, що грубим порушенням з боку роботодавця є відмова у переведенні на неповний робочий день вагітним жінкам, жінкам з дітьми до 14 років та дітьми-інвалідами, а також особам, на утриманні яких знаходяться непрацездатні особи.
При запровадження періоду простою подбайте про наявність:
- Наказу (розпорядження) роботодавця. Згода працівника у цьому випадку не потрібна. В наказі треба зазначити: законодавчі підстави (постанова КМУ від 11.03.2020 р. № 211, постанова КМУ від 16.03.2020 р. № 215), час на який запроваджується період простою, перелік працівників, на яких поширюється режим простою, порядок оплати. Якщо простій має цілодобовий (тижневий) характер, слід також обумовити необхідність присутності або відсутності працівника на роботі (якщо це не передбачено у правилах внутрішнього розпорядку).
- Наказу про переведення працівника на іншу роботу в межах підприємства (у разі якщо під простій потрапляють лише певні відділи підприємства). В такому разі необхідно отримати також відповідну заяву від працівника, що свідчитиме, в тому числі і про його згоду.
Зауважуємо, що під час простою не з вини працівника, оплата праці не призупиняється, не дивлячись на звільнення працівника від виконання покладених на нього обов’язків. Оплата здійснюється з розрахунку не нижче від двох третин окладу працівника, якщо інше не передбачене колективним договором. Нехтування такими умовами договору призведе до накладення штрафних санкцій.
При проведенні скорочення персоналу роботодавець повинен долучити до кадрової документації найбільшу кількість документів:
- Наказ про скорочення штату. В наказі треба зазначити: підстави та обґрунтування необхідності проведення скорочення на підприємстві та дату запланованого вивільнення працівників.
- Повідомлення профспілки підприємства про заплановане скорочення у строк не пізніше ніж за 3 місяці до запланованої дати вивільнення працівників.
- Повідомлення кожного працівника про наступне вивільнення (у строк не пізніше ніж за 2 місяці до запланованої дати вивільнення працівників) з відміткою про ознайомлення працівника під підпис та з зазначенням дати ознайомлення.
- Згода профспілки по кожному працівнику, що підлягає скороченню.
- Перелік запропонованих працівникові вакантних посад на підприємстві під підпис про відмову.
- Документ, що підтверджує інформування місцевого центру зайнятості про заплановане масове вивільнення.
- Наказ про звільнення працівника під підпис.
При наданні працівникам відпусток за власний рахунок, необхідно пересвідчитись у наявності заяв таких працівників про надання відпустки без збереження заробітної плати, а також відповідних наказів.
Слід звертати увагу також на строки нарахування відпускних, які повинні нараховуватись за три дні до дня відпустки, в протилежному випадку доведеться сплатити штраф у розмірі двох мінімальних заробітних плат.
Не слід забувати і про підготовку персоналу до перевірки. Кожен працівник повинен чітко розуміти свою роль під час проведення перевірки, наявність чи відсутність повноважень на комунікацію з інспекторами праці, надання документів, пояснень тощо. Це допоможе мінімізувати негативні наслідки перевірки та рівень спровокованого нею стресу в колективі.
Що робити після перевірки?
До складеного за результатами перевірки акту необхідно додавати свої зауваження та заперечення. Рекомендуємо скористатись триденним строком, визначеним для їх подання. Це допоможе виграти час на аргументоване викладення своєї позиції, отримання юридичних порад та збирання необхідних доказів. Якщо такі зауваження не будуть враховані інспектором при розгляді акту перевірки і інспектор таки винесе припис про усунення виявлених правопорушень та притягнення суб’єкта господарювання та/або його посадових осіб до відповідальності, — оскаржуйте такий припис до керівника чи заступника керівника територіального управління Держпраці. Строк оскарження становить десять днів. Якщо таке оскарження виявиться не ефективним, відповідне рішення слід оскаржувати до Голови або заступника Голови Держпраці. Закон також не забороняє оскаржувати результати перевірки в судовому порядку.
Оскарження допоможе як мінімум відстрочити виконання припису, оскільки подання скарги тимчасово припиняє виконання припису на строк розгляду скарги, що триває до тридцяти днів; як максимум — скасувати припис чи його частину.
Розраховуємо на те, що необхідність виконання планів по наповненню державного бюджету не призведе до зловживань з боку контролюючих органів. В той же час, завчасна та професійна підготовка підприємства до можливих заходів контролю допоможе достойно пройти перевірку та мінімізувати фінансові та репутаційні ризики.
Джерело: ЛІГА:Бізнес
