Мінекономіки затвердило порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Відповідний наказ міністерства № 839-21 від 28 жовтня 2021 року був зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2021 року за № 1488/37110. Наказ було опубліковано в «Офіційному віснику» № 90 від 26.11.2021 р. Тож його норми почали діяти з 26 листопада 2021 р.
Документом визначається єдиний порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці.
Тепер роботодавець має право вести документообіг щодо охорони праці в електронній формі.
І як тільки він прийме таке рішення (що треба оформити наказом), він зобов’язаний одночасно затвердити:
- перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі (далі — Перелік);
- порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.
Логічно, що все це зручніше зазначити в цьому ж наказі.
Також роботодавець зобов’язаний забезпечити:
- строк зберігання таких електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних паперових документів, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
- можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена нормативними актами;
- надання посадовим особам Держпраці у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.
«Уряд та Мінекономіки постійно працюють над зменшенням регуляторного навантаження на бізнес. Організація роботи в системі управління охороною праці — важливий, але доволі складний процес, особливо для малого бізнесу. Наказ Мінекономіки відкриває нові можливості в системі управління охороною праці та дозволяє значно спростити ведення відповідної документації. Водночас, важливо наголосити, що впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці не є обов’язковим, це виключно альтернативний варіант, на вибір роботодавця. Кожне підприємство зможе обрати для себе зручний і комфортний формат», — зазначив заступник Міністра економіки України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Ігор Дядюра.
Так, затвердження Порядку сприятиме:
- економії часу та підвищенню продуктивності внутрішніх процесів у суб’єктів господарювання;
- оптимізації внутрішніх та зовнішніх комунікацій;
- забезпеченню безперервного процесу проведенню онлайн навчання та інструктажів на виробництві в умовах пандемії;
- покращенню взаємовідносин між замовником та підрядними організаціями в системі управління охороною праці.
Джерело: Міністерство економіки України
