Мінекономіки у 2021 році затвердило порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Відповідний наказ міністерства від 28 жовтня 2021 року № 839-21 був зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2021 року за № 1488/37110.
Документом визначається єдиний порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Організація роботи в системі управління охороною праці – важливий, але доволі складний процес, особливо для малого бізнесу. Впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці не є обов’язковим, це виключно альтернативний варіант, на вибір роботодавця. Кожне підприємство може обрати для себе зручний і комфортний формат.
Живий журнал «Охорона праці і пожежна безпека»
Доступний 24/7 у смартфоні, на планшеті чи комп’ютері
Для довідок: 0 (800) 21 99 77 • E-mail: info@mediapro.com.ua
Але, ось що треба знати, якщо ви вирішили впровадити електронний документообіг в системі управління охороною праці на своєму підприємстві:
- Дія цього Порядку не поширюється на відносини, врегулювання яких здійснюється в іншому порядку відповідно до вимог актів вищої юридичної сили.
- Організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
Одночасно з прийняттям зазначеного в Порядку рішення роботодавець зобов’язаний затвердити:
1) перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі;
2) порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у переліку.
Журнал обліку професійних захворювань (отруєнь) — завантажуйте в Живому журналі «Охорона праці і пожежна безпека»
У разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та використання яких передбачено НПАОП, роботодавець зобов’язаний забезпечити:
1) строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених НПАОП, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
2) можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;
3) надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.
Письмова консультація — замовте послугу від експертів журналу «Охорона праці і пожежна безпека»
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
У випадках, коли стосовно документів, віднесених до переліку, передбачено проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.
Джерело: Управління Держпраці
