«Правила евакуації в разі пожежі та інших надзвичайних ситуацій» як невіддільний документ до наказу

КОМЕНТАР

Відповідно до пункту 2 глави 7 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру затверджуються розпорядчим документом установи, зазвичай наказом з основної діяльності.

Зауважимо, що Правила — нормативний документ, що діятиме тривалий період, то ж його доцільно укладати у двох примірниках.

Пам’ятка про створення наказу

Під час підготовки наказу пам’ятаймо, що:

• зміст наказу стисло викладають у заголовку, що починається з прийменника «Про», наприклад: Про затвердження Правил евакуації в разі пожежі та інших надзвичайних ситуацій;
• у констатуючій частині (преамбулі) прописуємо причину (підставу) видання наказу, наприклад:
  Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30 жовтня 2013 року № 841 «Про затвердження Порядку проведення евакуації у разі загрози виникнення або виникнення надзвичайних ситуацій»…
  Якщо підставою для видання наказу є інший (або іще один) нормативно-правовий акт, то прописуємо його (їх);

Розроблення документів з охорони праці
Для довідок: 0 (800) 21 99 77

• у розпорядчій частині тексту наказу обов’язковою робимо посилання на додаток:
  1. Затвердити Правила евакуації в разі пожежі та інших надзвичайних ситуацій (додаються).
  Або:
  1. Затвердити Правила евакуації в разі пожежі та інших надзвичайних ситуацій, що додаються;
• Правила складають на загальному бланку установи або на аркушах паперу формату А 4.

На першому аркуші Правил зазначаємо такі обов’язкові реквізити, як:
— найменування установи;
— назва виду документа та гриф затвердження. Згідно з пунктом 5.16 розділу 5 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 1 липня 2020 року № 144, гриф затвердження оформлюється у правому верхньому куті з відступом від межі лівого поля у 100 мм та складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО» (без лапок), назви, дати і номера наказу в називному відмінку.

• текст Правил може поділятися на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без крапки або з нею чи дужкою. Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка;
• підписує Правила особа, відповідальна за їх підготовку, зазвичай це керівник структурного підрозділу або заступник керівника, на лицьовому боці останнього аркуша;
• до Правил можуть оформлюватися додатки, що доповнюють та/або пояснюють їх зміст. У такому разі ці додатки матимуть окрему нумерацію від тексту Правил;

АУДИТ ОХОРОНИ ПРАЦІ — незалежна комплексна перевірка підприємства на відповідність законодавству України
0 (800) 21 99 77 • Email: info@mediapro.com.ua

• зміни до Правил вносять шляхом видання розпорядчого документа (наказу з основної діяльності), заголовок до якого починається із слів: Про внесення змін до наказу «ХХХХХХХХХХХХХХ» від 01.02.2025 № 4

Формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру.

Тетяна Гаращук, заступник начальника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Житомирської області, кандидат історичних наук.

Курси і лекції з діловодства
Замовити: 0 (800) 21 99 77

Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»