Українське законодавство, на жаль, не встигає за всіма новими викликами, що виникають під час війни. Тому роботодавцям подекуди самим доводиться приймати рішення, як краще вчинити для захисту працівників, зберігати кадрову документацію чи ні.
Перше, що за останній місяць довелося визнати нам усім — це те, що у країні справжня війна. І абсолютно безпечного місця немає. Тому, навіть якщо у вашій місцевості ще не ведуться військові дії, про безпеку бізнесу і людей треба починати дбати вже зараз.
При цьому держава закликає відроджувати бізнес в Україні, готова допомогти з його евакуацією в західному напрямку. Це потрібно для забезпечення армії і населення товарами першої необхідності.
А як щодо працівників? Хто має подбати про їх безпеку? Не в останню чергу й сам роботодавець!
Насамеред — безпека людей!
Усі ми пам’ятаємо, що в обов’язки роботодавця входить створення безпечних для працівників умов праці. Право мати безпеку під час праці передбачено, зокрема, ст. 2 КЗпП. Здебільшого раніше ми розуміли цей обов’язок в сенсі «охорони праці». Тобто, що роботодавець має проводити певний аналіз (атестацію) робочого місця, встановити усі небезпечні фактори, за можливості прибрати або зменшити їх, та повідомити про них працівника (провести інструктаж).
Зараз же небезпека зовнішня, воєнна. І невипадково багато роботодавців припиняють або скорочують свою роботу, повідомляючи клієнтів, що їх пріоритет — це безпека працівників.
Це, звісно, зменшує доходну частину бюджету та створює проблеми для споживачів. Тому ми підтримуємо тих, хто у цей складний час все ж таки не опустив руки і намагається працювати (ми і самі продовжуємо це робити). Проте насамперед треба дбати про безпеку людей. А тому або переїжджати в більш-менш безпечне місце, або організовувати роботу так, щоб у працівників була можливість швидко перейти у безпечне місце (наприклад, в бомбосховище, обладнане усім необхідним), швидко отримати першу медичну допомогу або швидко повернутися додому.
В такій ситуації про кадрову документацію згадуєш в останню чергу. Проте, навіть під час Другої світової війни, наприклад, на оборонних заводах, таку документацію вели. Тому, якщо можливість є — оформляйте і зберігайте! Це потрібно і вам, і працівникам.
Яка може бути кадрова документація, якщо навколо війна?
Та ж сама, яку складали до цього. Спеціальних форм «для війни» у нас немає.
Тому працюють працівники чи ні, щодня не забувайте вести табель обліку робочого часу. Це дозволить потім швидко нарахувати зарплати та інші належні працівникам виплати. Або згадати, хто працював у ці дні, а хто ні (і з якої причини).
Не забуваємо і про складання кадрових наказів. Вони потрібні навіть якщо підприємство тимчасово припинило роботу. Керівник має вирішити, що в такому випадку робити працівникам: відправити їх у відпустки, оголосити простій або звільнити. Про ці варіанти ми вже достатньо багато писали в перші тижні війни.
Наказ потрібен і у випадку, якщо працівник пішов воювати або вступив до територіальної оборони. В цьому випадку за працівником зберігається робоче місце і середній заробіток, це передбачено КЗпП. Але керівник має повідомити решта на підприємстві, що цей працівник вивільняється від виконання трудових обов’язків (повністю або, у випадку з ТО, може бути і частково), і призначити (за потреби) виконуючого його обов’язки іншого працівника (заступника, сумісника тощо).
Паперові трудові книжки зараз, звісно, ведуться лише на вимогу працівників. Але, враховуючи проблеми, які подекуди виникають з поданням звітності в електронній формі, паперові трудові книжки знову стають актуальним варіантом.
Це не означає, що їх треба відновлювати! Ні, якщо ви передали інформацію до ПФУ (скан-копії трудових книжок), їх треба видати працівникам на руки, і далі записи в них робити тільки якщо працівник приніс таку трудову книжку на роботу і вимагає запису (з числа передбачених законодавством).
Але альтернативою інформації, яка зберігається у держорганів в електронному вигляді, такі паперові трудові книжки наразі і в подальшому ще будуть. І хто знає, можливо, колись допоможуть працівнику підтвердити його трудовий та страховий стаж.
Те саме стосується паперових лікарняних, особових карток та справ, і навіть кадрових архівів. Не забуваємо, що деякі кадрові документи (наприклад, колективний договір) повинні зберігатися аж до ліквідації підприємства, деякі (наприклад, кадрові накази) — по 75 років, а не витребувані трудові книжки — по 50 років.
Отже, складаємо і зберігаємо. А що, як ні?
Кадрові документи знищила пожежа або вони втрачені при евакуації. Що робити?
Так буває, це війна. Тому і відповідь на це питання буде очевидна: втрачені документи треба буде відновити і так швидко, як це буде можливо.
Як тільки загроза життю та здоров’ю зникає, кадровики повертаються до своєї роботи і роблять її так само вправно, як і в мирний час.
Вони проводять аудит кадрової документації (так, за наказом керівника комісія проводить перевірку) і з’ясовують масштаби втрат. А далі керівник вирішує, хто, що і в які строки має відновити. І створює для цього всі умови: матеріально-технічну базу та оплату такої додаткової праці.
Держпраці і податківці зараз з перевірками не ходять. А сама війна визнана законодавцями форс-мажорною обставиною. Тому зараз загрози, що втрату документів виявлять контролери і за це оштрафують на велику суму, немає. Але це тимчасово. Рано чи пізно питання «куди поділися ваші кадрові документи» виникне. Тому, як не важко, а якщо є можливість їх відновити — відновлюйте, не відкладаючи це на потім.
Є загроза окупації: чи знищувати кадрові документи?
Це питання складне і відповідь на нього має дати собі кожен роботодавець окремо.
Державні органи і підприємства повинні мати на такий випадок певні інструкції «зверху». А от приватний сектор вирішуватиме самостійно.
Справа в тому, що кадрова документація, особливо особові справи з копіями документів, містять море персоніфікованої інформації. Так-так, тієї самої інформації, яку той, хто збирає, пообіцяв зберігати і уникати випадків потрапляння в чужі руки. І справа тут, звісно не в штрафах за порушення такої обіцянки. Тут може бути загроза життю та здоров’ю працівників. Адже чим менше ворог про них зараз знає, чим важче йому буде цих працівників знайти, тим більше безпеки вони мають.
Тому насамперед треба звернути увагу на документи, які містять інформацію про адресу, номери телефонів та дані про родичів працівників.
Якщо є можливість вивезти таку документацію або дуже добре її сховати, це хороший варіант (таку документацію не доведеться відновлювати). Якщо ж такої можливості немає, то, можливо, доведеться й знищити.
Адже те, з чого ми починали: головне — це безпека людей. А документи можна й відновити. Ми впевнені, що такого відновлення в країні після війни буде багато, і державні органи поставляться до цього з зрозумінням (адже їм і самим доведеться багато чого відновлювати).
Ганна Бикова
Джерело: Дебет-Кредит
